Privacybeleid der Studentenvereniging SSRA

SSRA hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. SSRA houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als SSRA zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de volgende contactgegevens:

Studentenvereniging SSRA
Leidesgracht 108
1016CT Amsterdam
(020)6239437
bestuur@ssra.nl

Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door het bestuur van SSRA verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Uitvoering overeenkomst; om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Studentenvereniging SSRA
• Toestemming betrokkene; het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen of andere informatie omtrent SSRA
• Verplichting vanuit onderwijsinstellingen; Het bekomen van erkenning van onderwijsinstellingen (de Universiteit van Amsterdam, de Vrije Universiteit Amsterdam en de Hogeschool van Amsterdam).
• Promotiedoeleinden; Het promoten van SSRA op onze mediakanalen en promotiemateriaal in de introductieperiode.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en verwerken:

• Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail.
• Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum.
• Studiegegevens : onderwijsinstelling, studie en studentnummer.
• Betaalgegevens : rekeningnummer.
• Bijzondere gegevens : allergieën, medicatie en overige noemenswaardige gezondheidskenmerken.
• Beeldmateriaal : foto’s en films die gemaakt zijn op activiteiten van de vereniging.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Persoonsgegevens van reünisten 

SSRA  verwerkt de persoonsgegevens van oud-leden ten behoeve van …

• het stimuleren en coördineren van de activiteiten van oud-leden
• het onderhouden van contacten met SSRA
• het ondersteunen van SSRA
• het bevorderen van de contacten tussen de oud-leden onderling, tussen de oud-leden en de leden van SSRA, alsook tussen zijn leden onderling
•  alsmede al hetgeen met het vorenstaande in de ruimste zin verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Erkenning aan te vragen bij de onderwijsinstellingen (de Universiteit van Amsterdam, de Vrije Universiteit Amsterdam en de Hogeschool van Amsterdam).
• Promotiedoeleinden te bewerkstelligen door deel te nemen aan de informatieboekjes van de introductieweken van de onderwijsinstellingen. Dit zal alleen betrekking hebben op het beeldmateriaal dat wij verkrijgen.
• Leden kennis te laten maken met de Reünistenstichting  van SSRA. Hiervoor zullen enkel achternamen, voornamen, rekeningnummers en mailadressen worden doorgegeven.
• Het realiseren van onze werkactie die door de eerstejaars wordt uitgevoerd. Hiervoor zullen enkel namen, voornamen en telefoonnummers worden doorgegeven.
• Voor het verwerken van corvee, het betaalpassysteem, Stichtingscommissies en het sturen van openstaande facturen verstrekken wij de gegevens aan de Stichting Sociëteit der Studentenvereniging SSRA. Hiervoor zullen enkel achternamen, voornamen, mailadressen en telefoonnummers worden doorgegeven.
• Het verzorgen van de App van het Leden Administratiesysteem aan Almanapp.
• Het versturen van de weekmail, de Almanak en uitnodigingen;
• Het opmaken van bullen;
• Het incasseren van schulden;
• Het in contact brengen van leden aan bedrijven mits u hier toestemming voor gegeven heeft

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkingsovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek persoonsgegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd buiten de EU.

Bewaartermijn

SSRA bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doen waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Uw persoonsgegevens worden uw volledig actief lidmaatschap bij SSRA bewaard. Mocht u reünist zijn, worden naast uw e-mailadres enkel uw persoonsgegevens bewaard als u zich aanmeldt voor een activiteit van de vereniging waarbij uw persoonsgegevens nodig zijn.

Bijzondere gegevens worden enkel offline verzameld en zullen direct worden verwijderd als de kennismakingstijd van SSRA is afgelopen.

Cookies

SSRA respecteert de privacy van alle gebruikers van de website www.ssra.nl. SSRA  is permanent op zoek naar mogelijkheden om haar website te verbeteren en om deze zoveel mogelijk af te stemmen op de behoeften van de bezoekers. De website maakt daarbij gebruik van cookies. Voor het plaatsen hiervan is uw toestemming nodig.

SSRA is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor het cookiegebruik van derden, zoals de verantwoordelijkheden van de websites waarnaar de bezoeker kan doorlinken of de bezoeker anderszins zal gebruiken zoals aanbieders van social media waaronder YouTube, Twitter, Linkedin, Facebook, Instagram en dergelijke.

Almanak

De Almanak is het jaarboek van SSRA. Het bevat onder meer een ledenlijst, adressenbestand, evenementen van dat jaar en commissies. Ook staan er foto’s in de Almanak. Door lid te worden van Studentenvereniging ga ik ermee akkoord dat ik in de Almanak kom te staan.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie en verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen. Daarnaast heeft u het recht om vergeten te worden. U heeft het recht om te eisen dat SSRA de verwijdering doorgeeft aan alle organisaties die deze gegevens van de vereniging hebben gekregen. Dit recht is niet absoluut. Mocht u namelijk debiteur zijn van SSRA dan zijn wij genoodzaakt om uw persoonsgegevens te bewaren. Ten slotte heeft u recht op dataportabiliteit. U heeft het recht om uw persoonsgegevens op te vragen en deze zult u van ons ontvangen in een document.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers.

Uw plichten omtrent persoonsgegevens

Naast uw rechten omtrent uw eigen gegevens heeft u als lid ook enkele plichten omtrent de persoonsgegevens van leden van SSRA

• U bent verplicht om uw gegevens naar waarheid in te vullen.
• U bent verplicht om gegevens van andere leden geheim te houden mocht u een commissie bekleden die omgaat met persoonsgegevens.
• U heeft geen toestemming om gegevens van leden door te spelen naar andere personen, bedrijven of organisaties. Mocht dit alsnog zich voordoen zal hier een gepaste sanctie opgelegd worden door het bestuur van SSRA en zal er naar gestreefd worden dat dit zich in de toekomst niet meer zal voordoen.
• U heeft geen toestemming om informatie van de vereniging zoals Statuten, het Huishoudelijk Reglement, maandmails, notulen etc. door te spelen naar andere personen, bedrijven of organisaties.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met het Algemeen Bestuur van SSRA op te nemen via bovenstaande contactgegevens.